Quy trình đồng kiểm khi giao nhận (Inspection & Acceptance)
Tại thời điểm bàn giao vật tư tại nhà kho hoặc nhà xưởng của bên mua, đại diện kho vận hoặc cán bộ QA/QC của hai bên bắt buộc phải thực hiện quy trình đồng kiểm ngoại quan:
- Kiểm tra số lượng kiện hàng, tình trạng bao bì đóng gói nguyên vẹn của nhà sản xuất.
- Đối chiếu danh mục sản phẩm bàn giao thực tế so với Đơn đặt hàng (PO) hoặc Hợp đồng mua bán đã ký kết.
- Xác nhận tình trạng vật lý (không bóp méo, không nứt vỡ, không biến dạng).
- Hai bên ký xác nhận vào Biên bản giao nhận hàng hóa làm cơ sở thanh quyết toán. Mọi vấn đề thiếu hụt số lượng hay hư hỏng vật lý sau khi bàn giao sẽ không được xử lý đổi trả.
Thời hạn khiếu nại lỗi ẩn tì (Claim Window)
Nhằm hỗ trợ tốt nhất cho công tác chạy thử nghiệm và kiểm soát chất lượng sâu của bộ phận QA/QC nhà máy:
Quý doanh nghiệp có thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày ký Biên bản giao nhận để gửi khiếu nại bằng văn bản (qua email chính thức) nếu phát hiện các lỗi ẩn tì, lỗi kỹ thuật từ nhà sản xuất hoặc sai lệch thông số chi tiết của sản phẩm. Khiếu nại phải đi kèm biên bản đánh giá kỹ thuật có chữ ký xác nhận của kỹ sư vận hành máy. Quá thời hạn này, hàng hóa được coi là đã nghiệm thu đạt tiêu chuẩn chất lượng B2B.
Điều kiện áp dụng đổi trả & thay thế sản phẩm
Các trường hợp chấp thuận đổi trả
- Sản phẩm bị xác nhận có lỗi kỹ thuật hệ thống từ phía nhà sản xuất gốc.
- Sản phẩm giao không đúng mã hàng, sai thông số kỹ thuật so với PO hoặc Hợp đồng đã ký.
- Sản phẩm bị biến dạng, hư hỏng trong quá trình vận chuyển do bên bán phụ trách trước khi bàn giao.
Điều kiện trạng thái sản phẩm đổi trả
- Hàng hóa phải nguyên đai nguyên kiện, giữ nguyên vỏ hộp, tem bảo mật chống hàng giả từ hãng.
- Chưa qua sử dụng trên dây chuyền máy móc sản xuất (trừ mẫu thử nghiệm được phê duyệt trước bằng văn bản).
- Đầy đủ tài liệu hướng dẫn sử dụng, phụ kiện đi kèm đi theo hộp gốc.
Quy trình xử lý lỗi kỹ thuật & Khấu trừ công nợ
Khi có khiếu nại kỹ thuật được phê duyệt từ cả hai bên, phương án xử lý công nợ sẽ được thực hiện tuần tự như sau:
Phương án 1: Đổi mới sản phẩm cùng mã
Chúng tôi sẽ tiến hành giao bổ sung hoặc đổi mới sản phẩm đạt chuẩn cùng mã hàng trong thời gian nhanh nhất (từ 24 - 48 giờ đối với hàng sẵn kho và theo tiến độ nhập khẩu khẩn cấp đối với hàng đặc thù).
Phương án 2: Xuất biên bản cấn trừ công nợ (Debit/Credit Note)
Trong trường hợp mặt hàng bị lỗi không có sẵn hàng thay thế và đối tác không đồng ý chờ nhập khẩu, bộ phận Kế toán của hai bên sẽ lập Biên bản thỏa thuận giảm trừ công nợ. Giá trị hàng lỗi sẽ được cấn trừ trực tiếp vào đợt thanh toán công nợ cuối tháng hoặc bù trừ vào các Đơn đặt hàng (PO) tiếp theo.
Trách nhiệm chi phí vận chuyển & Phí xử lý phát sinh
Chi phí logistics phát sinh trong quá trình đổi trả hàng hóa công nghiệp được phân định rõ ràng dựa trên nguyên nhân phát sinh lỗi:
- Lỗi từ phía Bên bán (Top Công Nghiệp): Giao sai mã hàng, lỗi kỹ thuật sản phẩm của hãng. Chúng tôi chịu 100% chi phí vận chuyển thu hồi và giao trả hàng thay thế tận kho nhà máy đối tác.
- Lỗi từ phía Bên mua: Phòng mua hàng đặt nhầm mã hàng, nhầm quy cách, thay đổi yêu cầu dự án đột xuất. Đối tác sẽ chịu chi phí vận chuyển khứ hồi và phí xử lý hàng hóa (restocking fee) từ 10% - 15% giá trị mặt hàng (để bù đắp chi phí đóng gói lại và lưu kho), đồng thời chỉ áp dụng đối với hàng hóa tiêu chuẩn có thể tái bán. Không áp dụng đổi trả với các thiết bị đặt chế tạo riêng hoặc nhập khẩu phi tiêu chuẩn theo PO của bên mua.
Bộ phận Tiếp nhận khiếu nại & Hỗ trợ kỹ thuật B2B
Khi phát hiện lỗi kỹ thuật hoặc sự cố hàng hóa tại nhà xưởng, quý đối tác vui lòng liên hệ ngay với Tổ phản ứng nhanh kỹ thuật của chúng tôi để được tư vấn xử lý sự cố tại hiện trường hoặc lập hồ sơ đổi trả: